Организует документооборот в департаменте (в том числе электронный в единой системе электронного документооборота и делопроизводства). Разрабатывает номенклатуру дел департамента; Ежегодно проводит работу в конце года работу по уточнению сводной номенклатуры дел департамента, работу по согласованию сводной номенклатуры с МКУ «Архив города Нижнего Новгорода» 1 раз в 5 лет. Формирует дела согласно номенклатуре дел департамента и обеспечивает сохранность документов. Осуществляет подготовку документов, законченных делопроизводством, к сдаче в архив в установленном порядке. Организует работу по выделению документов, утративших ценность и сроки хранения по которым истекли. Составляет отчет о работе с обращениями граждан в департаменте, в том числе по «горячим линиям». Осуществляет прием документов на согласование директором департамента, поступивших нарочным способом. Осуществляет прием и своевременную передачу телефонограмм, поступивших на имя руководителя, и по его поручению передает их по назначению. Обеспечивает регулирование работы и использование в служебных целях электронной почты, зарегистрированной как общий источник получения документов на департамент, а также регистрацию обращений граждан, пришедших по СЭДО от иных органов государственной власти. Ведет работу по установлению сроков на обращения граждан в СЭДО для своевременного исполнения в соответствии с законодательством РФ. Осуществляет регистрацию ответов на обращения граждан. Осуществляет подготовку приказов по награждению педагогических работников муниципальных образовательных учреждений города Нижнего Новгорода. Проводит запись граждан на прием к директору департаментав установленные дни приема по личным вопросам. Проводит работу по созданию банка данных по учреждениям образования города. Осуществляет ведение графика директора/заместителя директора (занимается организацией деловых встреч директора департамента по служебным вопросам, обеспечением организации приема посетителей в департаменте). Осуществляет по поручению директора департамента подготовку проектов приказов по основной деятельности департамента. Осуществляет подготовку служебных писем и отдельных материалов по поручению директора департамента. Разрабатывает проекты информационных и иных материалов, отнесенных к компетенции отдела (в пределах своих должностных функций). Заверяет копии документов, выдаваемых департаментом. Рассматривает обращения, заявления и жалобы граждан и организаций по вопросам, относящимся к компетенции отдела (в пределах своих должностных функций). Обеспечивает качественное и своевременное выполнение оперативных поручений директора департамента образования. Обеспечивает содержание в порядке своего рабочего места и после окончания работы помещение всех служебных документов в сейф или запирающийся шкаф. |